Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Keskipisteen Omaishoitajat ry:n, henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 5.6.2018. Viimeisin muutos 1.9.2021.
- Rekisterinpitäjä
Keskipisteen omaishoitajat ry
- Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Puheenjohtaja Taimi Maliniemi, puh. +358503630890, sähköposti: t.maliniemi@gmail.com
- Rekisterin nimi
Keskipisteen Omaishoitajat ry:n ja asiakas- ja sidosryhmärekisteri.
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
-henkilön suostumus (esim. ilmoittautuu vapaaehtoiseksi, tilaisuuteen, ryhmään)
-sopimus (esim. vapaaehtoistyön sopimus)
-yhdistyksellä yhdistyksen jäsenyys
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, tilaisuuksien ja tapahtumien markkinointi, osallistujaluettelo ryhmissä, tapahtumissa ja retkillä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja mahdollinen sähköpostiosoite. Retkiä tai tapahtumia varten kerätyt yhteystiedot hävitetään vuosittain. Jos retkeen on kuulunut omavastuu osuus niin tilitapahtumien takia näitä tietoja on säilytettävä kuusi vuotta. Vapaaehtoistyötä varten kirjataan vapaaehtoisten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, onko ajokortti, mitä tehtäviä haluaa tehdä. Työntekijöillä on omien verkostojen postituslistoja sähköpostissa. Näissä ei kuitenkaan ole mitään yksilöityä tietoa henkilöstä.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ulkopuolelle ilman erillistä lupaa (esim. vapaaehtoisen tiedot tuettavalle). Retkiin osallistujien nimitiedot ilmoitetaan majoituksen vuoksi majoituspaikkaan. Tapahtumiin osallistuneiden tietoja ei luovuteta eteenpäin.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisistä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittistä tietoa käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Puhelimissa ja tietokoneissa on voimassa oleva tietoturva.
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
- Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).